INDICADORES DE GESTION DE ALMACENES DE REPUESTO

Adaptación de Artículo Octubre 2004 de Idcon

En calidad siempre se dice: “Lo que no se mide, no se puede mejorar” o “lo que no se mide no se puede controlar”. Lo anterior no siempre es necesariamente cierto, pero si no se mide la gestión del almacén de inventarios, los resultados pueden ser fatales. La falta de control de un almacén puede causar problemas de desorden administrativo capaces de acabar con la carrera de mas de un administrador desprevenido.

Se debe mantener bajo control permanente el almacén de repuestos de su compañía para evitar situaciones que pueden ocasionar grandes perdidas a mediano plazo. Efectúe inventarios permanentes, verifique que las entradas y salidas de repuestos estén siendo documentadas correctamente. La empresa debe evitar que el almacenista sea quien diligencie las compras.

Reducción del valor del Inventario

Es muy común en las plantas industriales enfocarse en reducir los valores del inventario de los almacenes de repuestos. El valor del inventario del almacén de repuestos es una papa caliente para los financieros y contadores de las empresas. No importa si el inventario es alto o bajo, pero siempre es molesto mirar los números. Casi siempre no se tiene claro si los números son demasiado altos o muy bajos, solo se quiere tener bajos inventarios.

Los criterios sobre el nivel del inventario están influenciados por muchos factores, desde la situación financiera de la planta, su tamaño, su localización geográfica (en sitios donde la consecución de repuestos es dificil, se obliga a tener permanentemente un buen stock), la complejidad de la maquinaria y sus repuestos (tarjetas electrónicas, elementos mecánicos de dificil fabricación) ), disponibilidad de equipos stand-by, obligaciones contractuales on los clientes, etc.

Costo de mantener los repuestos y los materiales.

El costo de mantener un inventario es usualmente un número estimado, frecuentemente llamado interés de inventario (o similar) que varia entre el 10% y el 40% del valor del inventario dependiendo de las reglas de contabilidad de la compañía. El costo incluye el almacén, los almacenistas, depreciación, etc. Si se tiene un inventario de repuestos y material por 10 millones de dólares, le costará a la compañía entre 1 y 4 millones (entre el 10% y el 40%) al año mantener el inventario de repuestos y de material.

El problema

Debido a que es muy común que el valor del inventario sea el único número que la planta tiene en consideración, la tendencia es a reducir este número. Pero cualquiera puede reducir los valores del inventario fácilmente, si este es el único parámetro de importancia.

En un momento dado se puede por ejemplo chatarrear todos los repuestos, llevando el inventario a cero. Pero las consecuencias pueden ser inconvenientes para la producción, debido a que no hay existencia de repuestos. Habrá paradas prolongadas con baja en la productividad y aumento en el incumplimiento a los clientes.

Mida el “Contrapeso”

El valor de los repuestos es importante, pero para reducir el valor del inventario de repuestos, se debe tener en cuenta y medir el contrapeso también. El contrapeso al valor del inventario puede ser los ”repuestos agotados” por ejemplo (las veces que se tienen los repuestos dividido por el número total de requerimiento de repuestos).

Cuando los repuestos agotados están entre el 4% y el 5%, se empiezan a presentar por parte de muchas personas signos de falta de confianza en el almacén de repuestos. Estos signos se traducen en existencia de repuestos en las oficinas de supervisores, en almacenes satélites, repuestos en las cajas de herramientas de los técnicos, etc.

Otros indicadores que pueden usarse

Los indicadores que pueden ser usados para control de los almacenes son:
· Exactitud del inventario. % de repuestos correctamente inventariados.
· Rata de cambio por repuesto.
· Numero de repuestos devueltos a los almacenes.
· Nivel de Servicio (inverso de agotamiento, stock out).
· Repuestos críticos agotados.