CHRISTER IDHAMMARPresidente y Vicepresidente de IDCON Inc., Raleigh, N.C., compañía que se especializa en entrenamiento e implementación de operaciones mejoradas, organizaciones y practicas de mantenimiento
Traducido y adaptado por Edgardo Torres Crump
Primero que todo normalmente las reuniones se enfocan en eventos pasados. Por ejemplo, cada departamento reporta que pasó ayer y se gasta muy poco tiempo en el plan de hoy. Adicionalmente, se gasta menos tiempo en actividades que se deben llevar a cabo en el futuro.
ESCENARIO PESIMISTA. Déjeme decirle a ustedes un poco acerca de las reuniones menos efectivas en las que yo he participado, describiéndoles un caso particular. En esta reunión, el cuarto es Ruidoso, las personas tienen que permanecer de pies porque no hay sitio donde sentarse y no hay ayudas visuales tales como proyectores de cabeza, tablero o pápelo grafos.
Adicionalmente el líder de grupo frecuentemente habla en voz baja haciendo imposible el escuchar. Los asistentes recibieron el ultimo reporte de producción y fueron requeridos uno a uno a leer la parte por las que ellos eran responsables. En este punto es común ver que la gente no escucha las partes del reporte de producción que no les aplica directamente a ellos. Además cuando ellos comienzan a leer su propia parte otros no los escuchan tampoco.
En el escenario pesimista, la gente de mantenimiento no comienza a trabajar en la mañana hasta que hayan hablado con el supervisor. Esto frecuentemente causa retardos en el trabajo porque , mientras la gente de planta llega a las 07:00.
El personal de mantenimiento ha aprendido por experiencia que los programas y los planes de trabajo se cambian frecuentemente como resultado de las reuniones de la mañana. Por lo tanto ellos esperan hasta que el supervisor vuelve dela reunión cerca de las 8:30 a.m. para comenzar el día de trabajo.
HACIENDO REUNIONES MAS EFECTIVAS. Para Mejorar la efectividad de las reuniones de la mañana yo les propongo que se pregunten ustedes algunas de las siguientes preguntas básicas:
¿Porque asisto a las reuniones?
¿Asisto porque en la planta siempre se ha hecho la reunión todos los días a las 8:00 a.m.?
¿Asisto porque es la forma mas eficiente en que la organización recibe la información acerca de lo que pasó la noche anterior?
¿Que esperan los otros asistentes de mi y que puedo esperar de ellos?
¿Hay alguna forma en que se puede mejorar la comunicación en estas reuniones? Por ejemplo, puedo preparar mi parte de la presentación con cartas y con otras ayudas visuales y esperar que otros siguieran el ejemplo.?
¿Necesitamos tener estas reuniones todos los días, o sería suficiente hacerlas los lunes y los viernes?
¿Se requieren estas reuniones en la mañana o las podríamos mover al medio día y entonces enfocarnos en las actividades del día siguiente?
CARACTERISTICAS DE LAS REUNIONES EFECTIVAS. La persona que habla pueden ser oídos a través de todo el cuarto. La reunión comienza y termina en un tiempo estipulado. Se usan ayudas visuales y solo se presenta información útil a la mayoría de los participantes. Las reuniones especialmente efectivas presentaban su información usando Power Point o otro software de presentación proyectado en una pantalla grande.
La reunión se enfoca en comunicar información importante, donde se describen resultados recientes y se definen problemas a ser resueltos. Cada reunión incluye un break de 3 a 5 minutos de capacitación o discusión.
¿NO REUNIONES? Personalmente creo que es bueno tener reuniones si ellas son productivas, y es importante que entre los asistentes deben incluirse personas de mantenimiento y producción como mínimo. Si el propósito de la reunión es diseminar información, se puede llevar a cabo usando televisores internos o computadores en red. Con estas capacidades se pueden disminuir el número de reuniones.
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